Es besteht kein Zweifel daran, dass Videokonferenzen Bestand haben werden. Aber auch wenn man Reisezeit zu und von Meetings einspart, ist dies keine Garantie für eine effiziente Videokonferenz.
Bengt Grahn des Videokonferenzlieferanten Compodium meint, dass viele Firmen ein großes Potential zur Steigerung der Verwendung von Videokonferenzen haben. Die meisten Firmen haben sich auf das Einsetzen der Ausrüstung für ihre internen Treffen konzentriert, haben aber immer noch nicht den Schritt gewagt, sogar Kunden und Lieferanten via Videoverbindung zu treffen. Ein solches Beispiel ist jene Firma, die eine Videokonferenzausrüstung im Pausenraum installierte, so dass die Mitarbeiter miteinander plaudern konnten, egal wo auf der Welt sie sich befanden.
- Viele Firmen interessieren sich jetzt für die Schaffung eines virtuellen Spezialistenteams aus der ganzen Welt, das mit Hilfe von Videokonferenzausrüstung in Projekten zusammenarbeiten kann. Projektleitung in virtuellen Teams ist momentan eine gefragte Kompetenz, sagt Bengt Grahn.
Lange Sitzungen vermindern das Konzentrationsvermögen
Bengt Grahn rät, nicht zu lange Videokonferenzen zu halten. Die Treffen sollten am besten nicht länger als zwei Stunden dauern, da man bei langen Sitzungen leicht die Konzentration verliert. Ein verbreiteter Fehler bei in Videokonferenzausrüstung investierenden Firmen ist die Beibehaltung der gleichen Sitzungskultur wie bei physischen Treffen.
- Videokonferenzen sind optimal für Routinetreffen, Briefings, Vorträge, Nachkontrollen und kürzere Diskussionen. Wenn Sie Ihre Lieferanten früher einmal im Monat getroffen haben, können Sie das Treffen nun in zwei oder drei kürzere Absprachen via Videoverbindung aufteilen, sagt Bengt Grahn.
Benutzerfreundliche Technik begünstigt Videokonferenzen
Ein anderer Tipp für das Gelingen von Videokonferenzbemühungen ist die Investierung in benutzerfreundliche Technik hoher Qualität. Bengt Grahns Erfahrung hat nämlich gezeigt, dass schwierig zu bedienende Ausrüstung unbenutzt bleibt. Das kann dazu führen, dass man Videokonferenzen ein paar mal ausprobiert, sie aber dann wegen der technischen Schwierigkeiten aufgibt. Ein anderes Problem kann sein, dass die Videokonferenzausrüstung bei Bedarf nicht verfügbar ist. Vielleicht wird der Videokonferenzraum auch als Sitzungsraum genutzt und ist so oft schon belegt.
- Eine Lösung dieses Problems kann die Ergänzung der Videokonferenzausrüstung mit Weblösungen sein, die mit den meisten vorhandenen Videokonferenzlösungen kompatibel sind. So kann eine kleinere Gruppe von ihren normalen Büroplätzen aus an den Videokonferenzen teilnehmen. Auf diese Weise senkt man die Schwelle, die Ausrüstung anzuwenden, weil man da keine besonderen Räumlichkeiten buchen muss, sagt Bengt Grahn.
Beim Eintritt jüngerer Generationen ins Arbeitsleben, die mit Chat und Webkameras ganz anders als frühere Generationen aufgewachsen sind, werden Videokonferenzen in einem größeren Umfang als eine natürliche Kommunikationsart betrachtet werden, unabhängig davon, ob man Quartalsabschluss mit dem internationalen Hauptsitz hat oder nur eine wichtige Frage mit einem Kollegen besprechen muss.
- Viele sagen, dass man sich physisch treffen sollte, um vor dem Abhalten von Videokonferenzen Vertrauen zu schaffen, aber meiner Erfahrung nach geht das Schaffen von Vertrauen über Videoverbindung genauso gut wie im wirklichen Leben, sagt Bengt Grahn.
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